Lựa chọn giữa phần mềm tùy chỉnh (bespoke) hay phần mềm có sẵn (off-the-shelf)?

Trong thế giới hiện đại dựa trên dữ liệu, việc lựa chọn phần mềm có thể nâng cao đáng kể hiệu suất của công ty bạn. Khi cần chọn phần mềm “phù hợp” cho tổ chức, cốt lõi của vấn đề là quyết định giữa hai loại: phần mềm tùy chỉnh (bespoke) và phần mềm có sẵn (off-the-shelf). Có rất nhiều đặc điểm xác định mức độ hữu ích của phần mềm đối với một tổ chức cụ thể, nhưng quyết định cuối cùng phải phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh riêng biệt của mỗi doanh nghiệp.

Một khía cạnh quan trọng khác cần xem xét, ngoài sự hữu ích, là mức độ phụ thuộc của doanh nghiệp vào phần mềm đó. Chỉ cần đánh giá nhanh sự phụ thuộc của tổ chức bạn vào phần mềm sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt. Ví dụ, nếu bạn muốn trở thành một gã khổng lồ thương mại điện tử, bạn cần một nền tảng của riêng mình (phần mềm tùy chỉnh) để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và đối tác. Mặc dù bạn có thể sử dụng giải pháp có sẵn, nhưng nó sẽ không thể giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

Giống như mật ong, phần mềm có sẵn có thể mất đi hương vị của nó theo thời gian. Và giống như phô mai, phần mềm tùy chỉnh có thể trở nên tốt hơn theo thời gian nhưng cần được bảo trì đúng cách. Quá nhiều ví dụ về đồ ăn? Hãy cùng xem xét một số thuật ngữ quen thuộc có thể giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt để chọn phần mềm phù hợp cho tổ chức của mình.

I. Phần mềm tùy chỉnh (Bespoke Software)

Khi muốn may một bộ vest mới, bạn có thể sẽ thích một bộ được may đo riêng hơn là một bộ may sẵn. Tại sao? Đơn giản vì một bộ vest may đo vừa vặn hơn, mang lại cảm giác tốt hơn, phù hợp hơn và trên hết, nó được may theo yêu cầu độc đáo của riêng bạn.

Phần mềm tùy chỉnh cũng tương tự như vậy, chỉ khác là sự hữu ích của nó dành cho toàn bộ tổ chức thay vì chỉ một cá nhân. Mỗi tổ chức đều có những yêu cầu riêng biệt và phần mềm tùy chỉnh, hay còn gọi là phần mềm đặt hàng hoặc may đo, giúp đáp ứng những yêu cầu đó.

Một đội ngũ các nhà phát triển phần mềm giàu kinh nghiệm sẽ tìm hiểu nhu cầu của tổ chức bạn và dựa trên đó, các tính năng khác nhau sẽ được phát triển từ đầu. Kết quả là, phần mềm sẽ tích hợp hoàn hảo vào tổ chức, mang lại vô số lợi ích.

Hãy cùng xem xét những lợi ích mà một tổ chức có thể nhận được khi sử dụng phần mềm tùy chỉnh.

1. Tùy biến

Việc sở hữu toàn quyền kiểm soát phần mềm và các tính năng của nó giúp cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn. Tùy chỉnh hữu ích không chỉ để đáp ứng các yêu cầu riêng biệt của bạn mà còn giúp bạn bắt kịp các xu hướng thay đổi không ngừng của công nghệ mà không gặp bất kỳ rắc rối nào.

Công nghệ mới đang trở nên phổ biến? Hãy tích hợp nó vào phần mềm tùy chỉnh của bạn ngay lập tức.

Một thiết kế mới đang thịnh hành trong ngành của bạn? Hãy thiết kế lại phần mềm tùy chỉnh của bạn bất cứ khi nào bạn muốn.

Dù thay đổi là gì, phần mềm tùy chỉnh sẽ luôn cho phép bạn dẫn đầu cuộc chơi và đáp ứng các yêu cầu của thị trường.

Hơn nữa, phần mềm tùy chỉnh còn có khả năng đáp ứng nhu cầu của tổ chức khi mở rộng. Khi một tổ chức phát triển, phần mềm cũng có thể phát triển thành một phiên bản nâng cao hơn, cho phép bạn khai thác toàn bộ tiềm năng của tổ chức mình.

2. Lợi thế cạnh tranh

Sự thật hiển nhiên là thị trường có sự cạnh tranh rất lớn. Điều có thể làm cho tổ chức của bạn nổi bật hơn so với đám đông chính là một phần mềm tùy chỉnh.

Mang lại lợi thế cạnh tranh cho tổ chức, phần mềm tùy chỉnh phản ánh giao diện và cảm nhận riêng của tổ chức, từ đó tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.

3. Tính linh hoạt

Một trong những điều tốt nhất về phần mềm tùy chỉnh là tính linh hoạt. Bạn có thể chọn các yêu cầu của riêng mình, tham gia vào quá trình phát triển và thực hiện các thay đổi theo ý muốn.

Loại linh hoạt này đảm bảo rằng phần mềm đáp ứng được kỳ vọng của bạn và tổ chức của bạn.

II. Phần mềm có sẵn (Off-the-shelf Software)

Không phải ai cũng cần một bộ vest may đo. Đôi khi, bạn nhận được một lời mời đột xuất và cần một thứ gì đó trong vài giờ, hoặc có thể bạn không muốn tốn thời gian và tiền bạc để may đo. Đây là lý do tại sao các tổ chức lựa chọn phần mềm có sẵn.

Phần mềm có sẵn là một sản phẩm được phát triển để phục vụ nhu cầu của thị trường đại chúng. Nó được phát triển theo cách có thể đáp ứng nhu cầu của càng nhiều người dùng càng tốt. Do đó, các ứng dụng như vậy thường phục vụ các tác vụ chung.

Khi so sánh với phần mềm tùy chỉnh, phần mềm có sẵn có thể không mang lại cho bạn sự linh hoạt hoặc khả năng tùy chỉnh, nhưng nó cung cấp những lợi ích đáng kể khác được đề cập dưới đây:

1. Chi phí thấp hơn

Vì được xây dựng cho thị trường đại chúng, phần mềm có sẵn có cấu trúc giá tương đối thấp hơn. Nó đưa ra một ước tính chính xác về chi phí mà tổ chức của bạn sẽ phải chịu nếu mua phần mềm có sẵn.

Tuy nhiên, chi phí của các phần mềm này phụ thuộc vào số lượng người dùng. Nó thường chỉ cho phép một số lượng người dùng cố định theo giấy phép và bạn phải trả thêm phí cho nhiều người dùng hơn.

2. Không bị giới hạn thời gian

Giới hạn thời gian duy nhất khi sử dụng phần mềm có sẵn là thời gian dành cho việc chọn phần mềm, thanh toán và cài đặt phần mềm.

Ngay sau khi bạn hoàn thành việc đó, bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay lập tức. Hơn nữa, có rất nhiều người trên thị trường thành thạo trong việc sử dụng các phần mềm như vậy, đó là lý do tại sao thời gian đào tạo của bạn cũng được rút ngắn.

3. Hỗ trợ cộng đồng

Thị trường đại chúng phát triển, thị trường đại chúng giải quyết. Được sử dụng bởi một số lượng lớn người, phần mềm có sẵn cung cấp sự hỗ trợ cộng đồng tuyệt vời.

Rất có thể thách thức bạn đang gặp phải đã được giải quyết bởi một tổ chức khác. Trong trường hợp bạn có một thách thức độc đáo, chỉ cần đặt câu hỏi trên diễn đàn cộng đồng và bạn sẽ nhận được giải pháp sớm hơn là muộn hơn.

Mặc dù cả hai loại phần mềm này đều có vẻ hữu ích theo cách riêng của chúng, bạn phải chọn một trong hai loại phù hợp với yêu cầu của tổ chức. Dưới đây là một số cân nhắc có thể giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt:

Đào tạo

Sử dụng phần mềm có sẵn phổ biến cho phép bạn tận hưởng sự sẵn có của những nhân viên có kỹ năng và kiến thức đầy đủ về phần mềm. Mặt khác, phần mềm tùy chỉnh yêu cầu đào tạo đặc biệt cho nhân viên của bạn để giúp họ hiểu các tính năng và cách hoạt động của phần mềm độc đáo của bạn.

Một cân nhắc khác ở đây là một số phần mềm có sẵn rất phức tạp và khó tìm được những nhân viên có kỹ năng trong các phần mềm đó, chẳng hạn như nhà phát triển Salesforce. Ngay cả khi bạn tìm thấy họ, việc tuyển dụng những nhân viên có kỹ năng như vậy sẽ gây tốn kém đáng kể cho tài chính của tổ chức bạn. Thay vào đó, bạn có thể tạo ra những nhân viên có kỹ năng của riêng mình bằng cách cung cấp khóa đào tạo đẳng cấp thế giới cho nhân viên của bạn về phần mềm tùy chỉnh của mình.

Số lượng người dùng

Nếu tổ chức của bạn yêu cầu đáp ứng một số lượng lớn người dùng, phần mềm tùy chỉnh có thể là lựa chọn tốt nhất cho bạn. Một phần mềm có sẵn sẽ tính phí dựa trên số lượng người dùng, điều này có thể tốn kém hơn so với việc phát triển phần mềm tùy chỉnh. Ngoài ra, nếu bạn cần một loại phần mềm nhất định trong nhiều thập kỷ, bạn nên xem xét phần mềm tùy chỉnh có thể được nâng cấp và tùy chỉnh theo ý muốn của riêng bạn.

Tích hợp

Nếu tổ chức của bạn giống như hầu hết các tổ chức, bạn đã có một bộ công cụ và công nghệ đáng kể được tích hợp trong các quy trình hàng ngày. Trong những trường hợp như vậy, phần mềm mới được kỳ vọng sẽ tích hợp vào quy trình hiện có để tạo điều kiện cho một hoạt động liền mạch.

Phần mềm tùy chỉnh chiếm ưu thế trong các yêu cầu như vậy. Không có bất kỳ tác động tiêu cực hoặc sự chậm trễ lớn nào, bạn có thể dễ dàng tích hợp phần mềm tùy chỉnh của mình vào quy trình kinh doanh.

Mặt khác, phần mềm có sẵn yêu cầu bạn phải điều chỉnh một vài thứ để đạt được sự tích hợp liền mạch. Xem xét các khả năng trong tương lai như sự phát triển của tổ chức và sự thay đổi của xu hướng thị trường, sự tích hợp này sẽ đòi hỏi nhiều điều chỉnh hơn nữa.

Hỗ trợ

Hỗ trợ hoạt động theo hai cách. Nếu đó là sự hỗ trợ cộng đồng mà bạn đang tìm kiếm, phần mềm có sẵn là lựa chọn tốt nhất. Và nếu đó là sự hỗ trợ về cách hoạt động hoặc nâng cấp của ứng dụng, các ứng dụng tùy chỉnh là những gì bạn đang tìm kiếm.

Cộng đồng lớn của phần mềm có sẵn giúp bạn vượt qua mọi thách thức mà bạn có thể phải đối mặt.

Đội ngũ phát triển phần mềm tùy chỉnh của bạn cho phép bạn tự do nâng cao hiệu suất của phần mềm theo yêu cầu của mình, bất cứ lúc nào.

Kết luận

Tầm quan trọng của việc chọn phần mềm tốt nhất cho tổ chức của bạn không thể bị nhấn mạnh quá mức. Các điểm được đề cập ở trên chỉ bao gồm thông tin ban đầu cần thiết để đưa ra quyết định đúng đắn. Nhưng việc đưa ra quyết định là mối quan tâm nhỏ nhất của bạn. Công việc thực sự bắt đầu sau đó.

Nếu bạn chọn phần mềm có sẵn, có vô số yếu tố bạn cần xem xét. Và nếu bạn chọn phần mềm tùy chỉnh, bạn cần phân tích các yêu cầu của tổ chức và phác thảo các yếu tố bạn cần trong phần mềm của mình. Sau đó, bạn cần một đội ngũ hoàn hảo để thực hiện quá trình phát triển của mình.

Có vẻ như là một nhiệm vụ khó khăn và lao động, phải không? Đó là lý do tại sao Ekino ở đây. Được hỗ trợ bởi chuyên môn sâu rộng, Ekino cung cấp giải pháp một cửa cho tất cả các yêu cầu về phần mềm của bạn. Quản lý dự án linh hoạt của chúng tôi đảm bảo rằng bạn liên tục tham gia và được thông báo về tiến độ của phần mềm và các tính năng khác nhau mà nó cần.

---